כאשר אתם מתקבלים למקום עבודה נפתח לכם תיק עובד ובו פרטים רבים שמלווים אתכם כבר מתחילת הדרך ועד לסיום ההעסקה. מדובר בפרטים מגוונים שעליהם המעסיק צריך לשמור באופן מאובטח ואת חלקם גם תוכלו לראות בהתאם לדרישתכם. כיום בעידן הדיגיטלי מעסיקים רבים עוברים להשתמש בתיקים ממוחשבים שיושבים על שרתי החברה או בענן ויש לכך יתרונות רבים גם מבחינת העובד וגם מבחינת המעסיק.
אז מה יש בתיק עובד?
אם כן, כאשר מדברים על תיק עובד לא מתכוונים בהכרח לתיק פיזי, כלומר לתיקייה עם הרבה מאוד דפים כגון חוזה העבודה שלכם או טופס שיוכים לקופות גמל, וגם לא לארון מסוים שמכיל את כל הטפסים הרלוונטיים. לעיתים קרובות התיק הוא למעשה קבצים ממוחשבים שיושבים על שרתים קרובים או רחוקים והם מנוהלים באופן ממוחשב ללא ניירת. המשמעות היא שגם הטפסים הם למעשה דיגיטליים ואותם אפשר למלא באמצעות מחשב או טלפון נייד.
אז מבחינת מה שיש בתיק העובד שלכם, יש בו למשל את קורות החיים ששלחתם בזמן שניסיתם להתקבל לעבודה, טופס 101 שאותו מילאתם לאחר ההצטרפות לעבודה, בכל שנה חדשה וגם בזמן שינויים בנתונים אישיים על מנת להסדיר את המשכורת מול רשות המיסים כמו כן תיק עובד כולל את כל הפרטים האישיים שלכם כמו מספר תעודת הזהות, הכתובת, המצב המשפחתי שלכם, מספר חשבון הבנק, הגיל שלכם וגם טופס 106 וכדומה.
מה שיש בתיק עובד הוא גם החוזה שעליו חתמתם בתחילת ההעסקה ובו כל הפרטים של המשכורת והתנאים הסוציאליים המגיעים לכם, תוצאות של מבחנים שעברתם לצורך קבלה למקום התעסוקה, מידע על השתלמויות וקורסים שעברתם, על רישיונות והסמכות שלכם, על הביטוחים שאתם מבוטחים בהם ועל תאונות שהתרחשו חלילה במסגרת העבודה. יש בו גם הערכות של מחלקת משאבי אנוש אודות הכישורים והתרומה שלכם למקום התעסוקה, התפקידים שמילאתם לאורך השנים בחברה, ועוד שורה ארוכה של פרטים וטפסים.
יתרונות התיק הדיגיטלי
תיק עובד דיגיטלי נותן כמה יתרונות גם למעסיק וגם לעובד. קודם כל מדובר בתיק מאורגן, מסודר ומאובטח שהסיכויים שהמידע הרגיש שקיים בו יגיע לידיים לא רצויות נמוך מאוד, עקב הקטנת טעויות אנוש או יכולת של גורמים לא מורשים לעיין בפרטים שלכם. כמו כן התיק מפשט מאוד הליכים של מילוי טפסים מצידכם בלי צורך לקחת טופס פיזי, להדפיס אותו, לסרוק אותו, לחתום עליו ידנית, להביא אותו שוב למחלקת משאבי אנוש וכן הלאה. את הטפסים הדיגיטליים אתם יכולים למלא ולחתום עליהם מכל מקום בזמנכם הפנוי ולדעת שהטופס עובר באופן מאובטח ואוטומטי ישירות אל תיק העובד שלכם מבלי שאף גורם לא מורשה יוכל לראות אותו.
